Jak wyznaczać priorytety? Kilka kroków do skutecznego zarządzania czasem

Doba ma tylko 24 godziny – z pewnością już nie raz się o tym dotkliwie przekonałeś. Nawet w natłoku obowiązków czas nie chce chociaż na chwilę stanąć w miejscu. Deadliny nas gonią, stres jest coraz większy, a realizacja zadań pozostaje w tyle. Co z tym zrobić? Zacznij od opracowania dobrego planu i określenia priorytetów. Dobre zarządzanie czasem to podstawa. 

W biznesie czas jest na wagę złota. Skuteczne nim zarządzanie, a właściwie zarządzanie sobą w czasie, to klucz do sukcesów. Zadania, które na co dzień wykonujesz są zróżnicowane pod kątem efektywności. Warto więc nauczyć się rozpoznawać te ważne i ważniejsze.

Proporcje  

Włoski socjolog i ekonomista Vilfredo Pareto sformułował zasadę, odnoszącą się do efektywności ludzkich działań. Stwierdził on, że aż 80% rezultatów pochodzi z 20% wykonywanych zadań. Jak można się łatwo domyślić, z kolei 80% pozostałych zadań generuje zaledwie 20% efektów.

Przekładając tę regułę na wyznaczanie priorytetów, dobrze jest skoncentrować się na początku pracy na tym, co przynosi największe korzyści. Są to zadania najbardziej bliskie wytyczonemu wcześniej celowi. Zwykle na listach zadań zajmują one najmniej miejsca, ale spokojnie można je uznawać za tzw. kamienie milowe naszego działania.

Przyjmuje się, że w codziennym porządku dnia w pracy warto najpierw zająć się kilkoma sprawami bardziej istotnymi, a dopiero następnie większą ilością spraw bardziej błahych.

ABC. Określ swoje priorytety!

Rozszerzeniem zasady Vilfreda Pareto jest analiza ABC. Polega ona na zdolności wyłowienia garści zadań ważnych z morza wszystkich obowiązków i oddzielenia ich od pozostałych wielu spraw nieważnych. Taki zabieg ułatwia segregację całej listy, na której później można wyróżnić trzy typy zadań:

1. 1. Zadania najważniejsze, pierwszoplanowe do samodzielnego wykonania. Realizują one Twoje cele, więc nie deleguje się ich na inne osoby. Co ważne, stanowią tylko 15% wszystkich zadań, ale przynoszą 65% rezultatów. 
   2. Zadania przeciętne, stanowiące około 20% całej listy. Ich wpływ na osiągnięcie efektu jest dużo niższy. To zadania pojawiające się raz na jakiś czas – pilne lub „specjalne”. Najlepiej wykonywać je samemu. 
   3. Zadania o najmniejszej istotności – powinno się za nie zabierać dopiero po zakończeniu działań A i B. To aż 65% zadań z listy, jednak ich wpływ na realizację celu wynosi tylko 15%.
   4. Po sporządzeniu takiej listy, warto zaplanować kiedy będziesz wykonywać zadania z grupy A oraz B. Części C planować nie trzeba – zrobisz, gdy będziesz mieć na to czas. 

Cztery ćwiartki 

Kolejnym sposobem na to, jak wyznaczać priorytety jest przygotowanie czteroćwiartkowej macierzy. Autor pomysłu, Dwight Eisenhower, powiedział kiedyś, że „to, co ważne, rzadko bywa pilne, a to, co pilne, rzadko bywa ważne”. Tak więc są dwa czynniki, które wpływają na decydowanie o priorytetach: ważność i pilność.

Pierwsza ćwiartka to tematy, których nie wypada zaniedbać – codzienne obowiązki, kreujące nasze doświadczenie i pozycję na rynku. Druga ćwiartka jest kluczowa dla efektywnego zarządzania czasem. To w niej planujemy, przewidujemy problemy i ich rozwiązania. Umieszczamy w niej zadania ważne z perspektywy naszego celu, które możemy rozłożyć w czasie. Trzecia ćwiartka może być trochę myląca. To sprawy, które są pilne i jedynie wywołują wrażenie ważności, podczas gdy tak naprawdę ich wpływ na osiągnięcie naszego celu jest niewielki. To kategoria wprost stworzona do delegowania jej innym. Ćwiartka czwarta, czyli typowe „pożeracze czasu” – rzeczy nieważne i niepilne, którymi najlepiej nie zaprzątać sobie głowy.

Właściwe przyporządkowanie obowiązków do poszczególnych części macierzy Eisenhowera może zdecydowanie pomóc skoncentrować się na tym, co dla Ciebie najważniejsze.

Zarządzanie czasem i jego magia

Na koniec warto wspomnieć o dwóch „sztuczkach”, dzięki którym planowanie wykonywania zadań w określonym czasie może stać się dużo łatwiejsze.

Pierwsza z nich to zasada Parkinsona. Mówi ona o tym, że nasza praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas na nią wyznaczony. Krótko rzecz ujmując, jeśli na zrobienie jakiejś czynności przeznaczysz mniej czasu – zrobisz ją po prostu szybciej!

Drugi trick, który możesz wykorzystać podczas wyznaczania priorytetów, to zasada 60:40. Najważniejszym jej przesłaniem jest to, aby nie planować 100% swojego czasu. Dobrze jest podejść do sprawy realistycznie i zarezerwować 60% dnia na zadania, które masz do wykonania. Pozostałe 40% należy pozostawić w tzw. rezerwie – na coś nagłego, pilnego lub spontanicznego.