WirtualnaAsystentka.com to zespół wirtualnych asystentek, który od 2014 roku przejmuje zadania administracyjne i marketingowe polskich firm.
Współpraca opiera się na pakiecie godzin – wybierasz rodzaj pakietu i jego rozmiar, a zespół WirtualnaAsystentka.com realizuje zadania w miarę zgłaszania.
Do wyboru są dwa rodzaje pakietów: administracyjny i marketingowy. Każdy dostępny jest w trzech rozmiarach: 10, 21 lub 32 godziny. Niezależnie od wybranego pakietu pracujesz z jedną dedykowaną asystentką, a zadania wymagające innych kompetencji przejmują specjaliści z zespołu.
Nie zatrudniasz, nie rekrutujesz i nie szkolisz. Nie podpisujesz umów z kilkoma wykonawcami – rozliczasz się jedną fakturą.
| Kryterium | Pakiet administracyjny | Pakiet marketingowy |
|---|---|---|
| Co przejmuje zespół | Codzienną operacyjność firmy: kontakt z klientami, dokumenty, terminy i porządek w zadaniach. | Widoczność i komunikację marki: treści, grafiki, mailingi oraz obsługę techniczną strony. |
| Przykładowe zadania | Obsługa skrzynki i zapytań, wystawianie faktur i pilnowanie płatności, umawianie spotkań, prowadzenie CRM, przygotowanie dokumentów na podstawie szablonów. | Prowadzenie profili społecznościowych, artykuły na bloga, grafiki i karuzele, newslettery i automatyzacje, aktualizacja treści na stronie. |
| Dla kogo | Dla firm, w których zapytania zostają bez odpowiedzi, płatności nie są pilnowane, a wszystkie decyzje przechodzą przez właściciela. | Dla firm, które mają produkt i klientów, ale komunikacja pojawia się nieregularnie i zawsze spada na koniec listy zadań. |
| Rozmiary pakietu | 10, 21 lub 32 godziny | 10, 21 lub 32 godziny |
| Szczegóły | Pakiety administracyjne → | Pakiety marketingowe → |
Oba rodzaje pakietów działają na tych samych zasadach: godziny nie przepadają, rozliczenie jest prowadzone co do minuty, a pakiet możesz zmienić na większy lub mniejszy w dowolnym momencie. W obu przypadkach masz jedną osobę do kontaktu i zespół specjalistów w tle. Zobacz cennik pakietów →
Jeśli nie wiesz, który obszar obciąża Cię bardziej – to normalne i nie musisz tego rozstrzygać przed rozmową. Podczas bezpłatnej konsultacji przyglądamy się temu, jak działa Twoja firma, i wskazujemy, od czego zacząć.
To najczęstsze pytanie przed rozpoczęciem współpracy, więc odpowiadamy na nie wprost. Zasady są takie same dla pakietów administracyjnych i marketingowych.
Pakiety WA nie są pakietami miesięcznymi. Wykorzystujesz godziny do wyczerpania - jeśli w jednym miesiącu zlecisz mniej, reszta czeka na kolejny. To zasada „No Waste".
Płacisz za realnie przepracowany czas, a nie za rozpoczęte godziny. Każde zadanie ma zapisany czas realizacji.
W dowolnym momencie możesz przejść na większy lub mniejszy pakiet. To nie jest abonament, więc nie blokujesz się na jeden poziom współpracy.
Zlecasz zadania swojej asystentce, która zna Twoją firmę. To ona koordynuje realizację i przekazuje zadania specjalistom - grafikowi, copywriterowi, osobie od strony technicznej.
W razie urlopu lub choroby organizujemy zastępstwo w zespole.
Rozliczasz cały zakres współpracy jednym dokumentem, niezależnie od tego, ile osób pracowało nad zadaniami.
Umowę o poufności (NDA) podpisujemy zanim przekażesz jakiekolwiek dane czy dostępy. Hasła przechowujemy w menedżerach haseł, a tam, gdzie to możliwe, to Ty nadajesz i odbierasz uprawnienia.
Możesz ją wypowiedzieć w każdej chwili. Możesz też poprosić o zmianę asystentki, jeśli współpraca z obecną nie układa się tak, jak oczekujesz.
Rozmiar pakietu nie zależy od wielkości firmy, tylko od tego, ile obszarów chcesz oddać.
Wybierz ten pakiet, jeśli chcesz oddać jedną konkretną rzecz: obsługę skrzynki i zapytań, wystawianie faktur i pilnowanie płatności albo regularne publikowanie w mediach społecznościowych. To najczęstszy pakiet na start delegowania.
Wybierz ten pakiet, jeśli chcesz, żeby ktoś prowadził kilka obszarów równolegle i pilnował ich bez przypominania: klienci, dokumenty, kalendarz i zadania zespołu albo pełna obsługa komunikacji marki. To najczęściej wybierany rozmiar.
Wybierz ten pakiet, jeśli chcesz przekazać całą warstwę operacyjną albo cały marketing i mieć osobę, która realnie odpowiada za ich prowadzenie, a nie tylko wykonuje pojedyncze zlecenia.
Ile to znaczy w praktyce: jeśli rozłożysz pakiet równomiernie na miesiąc, 10 godzin to około 2,5 godziny tygodniowo, 21 godzin – około 5 godzin tygodniowo, a 32 godziny – około 7,5 godziny tygodniowo. Godziny nie muszą jednak rozkładać się równo: możesz zlecić większość zadań w jednym tygodniu.
Pakiety WA zaczynają się od 850 zł netto. Zobacz pełny cennik pakietów →
Lista zadań, które w zespole WirtualnaAsystentka.com pojawiają się w niemal każdej współpracy:
Zlecać możesz też sprawy prywatne – rezerwację wyjazdu, umówienie wizyt czy zakupy online mieszczą się w pakiecie.
Pakiety WA to godziny na pracę bieżącą: powtarzalne zadania, które trzeba prowadzić stale.
Usługi premium to wyodrębnione projekty z własnym zakresem i wyceną: sesje strategiczne, kampanie Meta Ads, audyt mediów społecznościowych, audyt strony internetowej, tworzenie stron internetowych, opieka nad stroną na WordPressie oraz Business Strengths Coaching.
Różnica jest prosta: pakiet kupujesz na to, co dzieje się na co dzień, usługę premium – na to, co robi się raz i ma wyraźny koniec.
Nie. Pakiety WA nie są pakietami miesięcznymi. Kupujesz określoną liczbę godzin i wykorzystujesz je aż do wyczerpania – niewykorzystane godziny nie przepadają na koniec miesiąca.
Godziny zostają na Twoim koncie i wykorzystasz je w kolejnym okresie. Nie ma daty ważności, po której przepadają.
Wraz z rozpoczęciem współpracy, otwieramy dla Ciebie tablicę zadań w Trello, którą zarządza Twoja asystentka. Pokazujemy Ci, jak z niej wygodnie korzystać, a Ty zlecasz zadania tak, jak wolisz – poprzez Trello, e-mail lub telefon.
To zależy od typu zadania. W zespole WirtualnaAsystentka.com każde zlecenie trafia do jednej z czterech kategorii, a kategorię ustalamy przy przyjęciu zadania, nie po fakcie.
Zadania cykliczne realizujemy według ustalonego wcześniej harmonogramu – na przykład raport co poniedziałek albo faktury na koniec miesiąca.
Zadania standardowe realizujemy do 48 godzin zegarowych. Czas liczymy z wyłączeniem weekendów i dni ustawowo wolnych od pracy: zadanie zgłoszone w czwartek po południu ma termin w poniedziałek po południu.
Zadania projektowe – większe wdrożenia czy kampanie – mają termin ustalany indywidualnie przy przyjęciu i realizowany według uzgodnionego harmonogramu.
Zadania ASAP realizujemy poza kolejnością. Za ASAP uznajemy zadanie, którego wykonanie wymaga przesunięcia spraw już potwierdzonych innym klientom. Rozliczamy je w podwójnych godzinach z Twojego pakietu i uruchamiamy wyłącznie po Twoim pisemnym potwierdzeniu – brak odpowiedzi oznacza, że nie zaczynamy pracy.
Termin biegnie od momentu przyjęcia zadania przez asystentkę, a nie od chwili jego zgłoszenia. Przyjęcie potwierdzamy zawsze.
Jedno i drugie. Masz przypisaną asystentkę, która poznaje Twoją firmę i jest Twoim jedynym punktem kontaktu. Kiedy zadanie wymaga innych kompetencji – grafiki, tekstu, obsługi technicznej – przekazuje je specjaliście z zespołu. Ty nie musisz szukać ani wdrażać nikogo nowego.
Organizujemy zastępstwo w zespole, żeby najważniejsze sprawy nie zatrzymywały się na czas jej nieobecności.
Tak, w dowolnym momencie i w obie strony – z mniejszego na większy i z większego na mniejszy. Dopasowujemy pakiet do realnej ilości pracy.
Nie. Nie musisz spisywać instrukcji ani przygotowywać listy zadań. Podczas konsultacji sprawdzamy, co dziś obciąża Cię najbardziej, i zaczynamy od tego obszaru. Kolejne przejmujemy stopniowo.
Umowę o poufności (NDA) podpisujemy przed przekazaniem pierwszego zadania. Wrażliwe dane przesyłamy szyfrowane, hasła przechowujemy w menedżerach haseł, a tam, gdzie to możliwe, uprawnienia nadajesz i odbierasz samodzielnie.
Umowa jest zawierana na czas nieokreślony i możesz ją wypowiedzieć – nasza współpraca zakończy się wraz z ostatnią godziną Twojego pakietu.
Rozmawiamy o tym, jak wygląda Twoja codzienna praca, gdzie giną informacje i co najczęściej wymaga Twojej interwencji.
Proponujemy rodzaj i rozmiar pakietu, przypisujemy asystentkę i ustalamy zasady komunikacji oraz poziom samodzielności.
Zaczynamy od jednego obszaru. Gdy działa sprawnie, rozszerzamy współpracę o kolejne zadania.
Umów bezpłatną konsultację →
WirtualnaAsystentka.com – zespół wirtualnych asystentek działający od 2014 roku, prowadzony przez JB Business Group sp. z o.o.
Kontakt: biuro@wirtualnaasystentka.com, telefon 730 350 525, od poniedziałku do piątku w godzinach 08:00–16:00.