Kiedy pada hasło „delegowanie zadań” przed oczami staje mi zwykle sporych rozmiarów tabela przyczepiona magnesami do lodówki w domu moich znajomych. W poziomie wypisane są jedne pod drugimi wszystkie zadania, które muszą być wykonane, aby dom funkcjonował należycie, a więc gotowanie, zmywanie, odkurzenie, pranie, koszenie trawnika i wiele innych. W pionie – imiona wszystkich domowników. Pod każdym imieniem krzyżyki w polach odpowiadających konkretnym obowiązkom. Tabela – pomysł pani domu, która miała serdecznie dosyć tego, że wszystko jest na jej głowie, a pozostali członkowie uchylają się od obowiązków. Teraz każdy – czarno na białym – wie co i kiedy ma robić.
Zarządzanie zespołem czy strukturą nie różni się aż tak bardzo od zarządzania własną rodziną. Drogi są zasadniczo dwie: albo wezmę wszystko na siebie, wręcz wyręczając moich współpracowników albo nadmiernie ich kontrolując (niczym nadopiekuńcza mamusia), albo umiejętnie rozdzielę obowiązki tak, aby każdy zajmował się tym, co potrafi i lubi robić. Delegowanie zadań i obowiązków nie jest jednak łatwą sprawą, a wielu menadżerów, jak i pań domu, poległo na nim z kretesem. Każdy zarządzający – nawet najmniejszym zespołem – staje w obliczu kilku wyzwań, którym musi stawić czoła, aby osiągnąć pożądany i satysfakcjonujący wszystkich efekt, czyli sprawnie działający i zadowolony zespół.
Zosia Samosia
Podobnie jak niektóre panie domu mają tendencję do brania większości obowiązków na siebie, istnieje grupa menadżerów, którym delegowanie zadań przychodzi z bardzo dużym trudem. Powodów takiego stanu rzeczy jest wiele – od głębokiego przekonania, że nikt nie zrobi tego lepiej (szybciej, skuteczniej, dokładniej) po chęć przypodobania się pracownikom i obawę przed ich reakcją na propozycję przejęcia kolejnych obowiązków.
Najpopularniejsze wymówki przed przekazaniem części zadań w inne ręce to obawa przed utratą kontroli, uleganie pozorom, że mamy na wszystko czas, szukanie pozornych oszczędności (zrobię to sam zamiast kogoś zatrudnić) i niechęć do poświęcenia czasu i energii na prawidłowe wyszkolenie pracownika.
Jeśli więc w Twojej głowie często przewijają się myśli w rodzaju: „Ja zrobię to najlepiej”, „Przecież zajmie mi to tylko chwilę”, „Nie stać mnie na pomoc” czy „Nauczenie ich tego zajmie za dużo czasu” powinna Ci się zapalić ostrzegawcza lampka. Podobnie jak wtedy, gdy praca zajmuje Ci niemal całą dobę, z trudem znajdujesz czas na sen i posiłek, nie mówiąc już o urlopie, beztroskim weekendowym wyjeździe czy nawet zwykłym spacerze z rodziną bez ciągłego rozmawiania przez telefon. W takiej sytuacji, aż prosi się o mądre delegowanie zadań.
Uwierz, że nie jesteś jedyną osobą na świecie, która potrafi przeprowadzić rozmowę rekrutacyjną, wypełnić dokumenty czy stworzyć prezentację. Jeśli rozsądnie wyszkolisz współpracowników, poznasz ich, przydzielisz im odpowiednie zadania i zdobędziesz się na to, by im zaufać, będziesz mógł odetchnąć z ulgą, wyłączyć telefon i zająć się tym, co lubisz robić najbardziej. Umiejętne delegowanie zadań pomoże Ci uniknąć przepracowania, frustracji, wypalenia zawodowego – dzięki temu Twoja efektywność wyraźnie wzrośnie, a firma (i Twój zespół) tylko na tym skorzysta.
Dla każdego coś… odpowiedniego
Efektywne delegowanie zadań to sztuka, która polega na tym, aby dopasować je do możliwości i chęci naszych współpracowników. Wracając do przykładu przytoczonego na wstępie – siedmioletniemu dziecku nikt rozsądny nie każe gotować obiadu dla całej rodziny, nie oznacza to jednak, że nie może np. sprzątać swojego pokoju. Nie oznacza to również, że gotowanie nie jest dla niego – ono po prostu jeszcze do tego nie dorosło, a być może za kilka lat z chęcią zostanie domowym szefem kuchni?
Rozdzielając obowiązki i zadania w zespole należy koniecznie wziąć pod uwagę umiejętności, predyspozycje i stopień wyszkolenia członków tego zespołu. W praktyce oznacza to, że każdy lider czy menadżer powinien poświęcić trochę czasu na poznanie poszczególnych członków swojej grupy, a także na przekazanie im wiedzy lub skierowanie na odpowiednie szkolenia, podsunięcie przydatnych książek czy programów itd. Zadanie postawione przed pracownikiem powinno być dla niego wyzwaniem, ale nie może go przytłaczać i przerażać albo odwrotnie – być zbyt proste, a przez to nudne.
