Przeczytaj case studies
Poznaj historie naszych klientów
Za każdą z tych historii stoi przedsiębiorca, który zdecydował się przestać robić wszystko sam
Wybierz typ historii klienta Wirtualnej Asystentki, które chcesz przeczytać… lub przeczytaj wszystkie ⤵️
🧹 Roboclean Poland – wsparcie marketingowe dla sprzedaży bezpośredniej
Branża: sprzedaż bezpośrednia
Zakres wsparcia: marketing online, prowadzenie fanpage
Pakiet: marketingowy – średni lub mały, zależnie od miesiąca
Wyzwanie klienta:
Firma nie prowadzi komunikacji do klientów końcowych – zależy jej na regularnym wsparciu swoich Partnerów Biznesowych w codziennej sprzedaży. Szukali sposobu, by uspójnić i ułatwić im działania w mediach społecznościowych.
Nasze działania:
🔹 Tworzenie angażujących, gotowych do udostępniania postów
🔹 Praca nad spójnym wizerunkiem marki w social media
🔹 Przygotowywanie materiałów informacyjnych i sprzedażowych
🔹 Stały kontakt i szybka reakcja na potrzeby zmieniającego się rynku
Efekt:
Dzięki współpracy Partnerzy Roboclean otrzymują gotowe, profesjonalne treści, które mogą publikować u siebie – co oszczędza im czas i zwiększa efektywność sprzedaży. Firma zyskała spójny i profesjonalny kanał komunikacji z siecią dystrybucji.
🌍 Międzynarodowa firma kosmetyczna – wieloletnie wsparcie marketingowe 360°
Branża: kosmetyki, sprzedaż międzynarodowa
Zakres wsparcia: pełna obsługa marketingowa, content, grafika, wprowadzenia produktowe
Pakiet: najwyższy pakiet marketingowy (stały), często rozszerzany o dodatkowe
Wyzwanie klienta:
Dynamicznie rozwijająca się firma kosmetyczna działająca w wielu krajach potrzebowała zdalnego działu marketingu – elastycznego, szybkiego i wielozadaniowego. Zależało im na pełnym wsparciu w dwóch językach i spójnej komunikacji we wszystkich kanałach.
Nasze działania:
🔹 Prowadzenie fanpage firmy na różnych rynkach
🔹 Tworzenie specjalistycznych artykułów blogowych
🔹 Wprowadzanie nowych produktów na rynek – od strategii po content
🔹 Projektowanie opakowań, katalogów i materiałów promocyjnych
🔹 Wizualizacje produktów i nowoczesne grafiki
🔹 Pełne przygotowanie treści i materiałów graficznych do druku i online
🔹 Stała współpraca jako część zdalnego działu marketingu
Efekt:
Od kilkunastu lat nieprzerwanie współpracujemy z klientem jako zewnętrzny, ale w pełni zaangażowany zespół marketingowy. Dzięki elastyczności i szerokiemu zakresowi kompetencji wspieramy działania firmy w wielu krajach, budując spójną i silną markę.
🇬🇧 Angielski po polsku – ekspansja marki edukacyjnej w sieci
Branża: edukacja językowa, kursy online
Zakres wsparcia: identyfikacja wizualna, strona www, social media, e-mail marketing
Pakiet: połączenie małego pakietu asystenckiego i marketingowego (średni lub duży)
Wyzwanie klienta:
Twórczyni projektu chciała zbudować silną społeczność wokół nauki języka angielskiego, poprawić widoczność w sieci i przekształcić swoją pasję w stabilny biznes online.
Nasze działania:
🔹 Odświeżenie identyfikacji wizualnej i strony internetowej
🔹 Przygotowanie spójnej strategii komunikacji w social mediach
🔹 Prowadzenie fanpage i wsparcie przy transmisjach live
🔹 Tworzenie grafik, postów i materiałów edukacyjnych
🔹 Wdrożenie newslettera i strategii jego rozwoju
🔹 Bieżące wsparcie organizacyjne i techniczne
Efekt:
W ciągu 4 miesięcy fanpage wzrósł z 500 do 10 000 fanów, a transmisje live zaczęły gromadzić setki reakcji i komentarzy. Liczba subskrybentów newslettera przekroczyła 1000, co pozwoliło na skuteczniejsze działania sprzedażowe i budowanie lojalnej społeczności.
📣 OpenForum – ogólnopolska kampania promująca wydarzenia na żywo
Branża: wydarzenia stacjonarne, edukacja, networking
Zakres wsparcia: kampania mailingowa, system zapisów, komunikacja promocyjna, wsparcie organizacyjne
Pakiet: marketingowy – średni lub duży, w zależności od etapu przygotowań
Wyzwanie klienta:
Organizatorka ogólnopolskiego cyklu wydarzeń na żywo – OpenForum – potrzebowała zespołu, który przejmie działania marketingowe i organizacyjne związane z promocją eventów w wielu miastach jednocześnie. Celem było pozyskanie uczestników, sprawna rejestracja i profesjonalna komunikacja.
Nasze działania:
🔹 Opracowanie systemu zapisów na wydarzenia w różnych lokalizacjach
🔹 Przygotowanie spójnych, skutecznych kampanii mailingowych
🔹 Stworzenie sekwencji e-maili informacyjnych, przypominających i sprzedażowych
🔹 Doradztwo w zakresie strategii promocji
🔹 Stała współpraca z organizatorką przy planowaniu i koordynacji kampanii promujących kolejne edycje
Efekt:
Dzięki naszej pomocy wydarzenia OpenForum przyciągały pełne sale uczestników w różnych częściach Polski. Komunikacja była zautomatyzowana i profesjonalna, a organizatorka mogła skupić się na tym, co najważniejsze – jakości merytorycznej i relacjach z uczestnikami.
🎉 Urodziny w górach – kompleksowa organizacja wyjątkowego wydarzenia
Branża: klient indywidualny / organizacja wydarzeń prywatnych
Zakres wsparcia: planowanie i organizacja urodzin, rezerwacje, atrakcje, negocjacje
Pakiet: pakiet administracyjny – jednorazowa realizacja w ramach usług prywatnych
Wyzwanie klienta:
Klient planował urodziny w hotelu w górach dla kilkudziesięciu gości. Zależało mu na tym, aby wszystko było dopięte na ostatni guzik, ale nie miał czasu ani głowy do organizowania tak dużego wydarzenia samodzielnie. Szukał kogoś, kto przejmie cały proces – od logistyki po niespodzianki.
Nasze działania:
🔹 Rezerwacja pokoi dla gości i negocjacja stawek z hotelem
🔹 Zaplanowanie i zorganizowanie atrakcji na miejscu
🔹 Koordynacja całego wydarzenia – od harmonogramu po szczegóły techniczne
🔹 Stworzenie wyjątkowej niespodzianki urodzinowej dla klienta
🔹 Bieżący kontakt z hotelem, usługodawcami i gośćmi
Efekt:
Urodziny przebiegły perfekcyjnie – goście bawili się świetnie, a klient poczuł się dopieszczony i odciążony. Wszystko zostało przygotowane na najwyższym poziomie, zgodnie z założeniami… i z nutą niespodzianki.
👶 Zaufaj położnej – organizacyjne wsparcie rosnącej szkoły rodzenia
Branża: edukacja okołoporodowa, kursy stacjonarne
Zakres wsparcia: obsługa klientów, organizacja kursów, działania w social media
Pakiet: asystencki – średni lub duży, w zależności od miesiąca
Wyzwanie klienta:
Rozwijająca się szkoła rodzenia potrzebowała osoby, która przejmie kontakt z klientkami i odciąży właścicielkę w codziennej organizacji. Liczba zapytań i spraw operacyjnych rosła tak szybko, że przestawała sobie z tym radzić samodzielnie.
Nasze działania:
🔹 Obsługa telefonów, zapisów i zapytań mailowych
🔹 Organizacja kursów: wynajem sali, koordynacja terminów, kontakt z prelegentami
🔹 Wsparcie w przygotowaniu postów i wydarzeń na Facebooku
🔹 Bieżące działania administracyjne i asystenckie
Efekt:
Dzięki naszej pomocy właścicielka mogła skupić się na merytorycznym prowadzeniu zajęć i rozwijaniu oferty. Liczba kursów i zapisów wzrosła tak bardzo, że pojawiła się potrzeba zatrudnienia osoby stacjonarnej – a zdalna współpraca z nami trwała przez wiele miesięcy, wspierając dynamiczny rozwój marki.
💍 Prywatne zaręczyny – organizacyjne i kreatywne wsparcie prosto z serca
Branża: klient indywidualny / organizacja wydarzeń prywatnych
Zakres wsparcia: planowanie zaręczyn, oprawa graficzna, organizacja atrakcji na miejscu
Pakiet: pakiet administracyjny plus indywidualna wycena – jednorazowe zlecenie realizowane w ramach usług prywatnych
Wyzwanie klienta:
Pewien klient zgłosił się do nas z bardzo osobistą prośbą – chciał, byśmy pomogli mu zorganizować zaręczyny. Miał zaplanowany wyjazd z ukochaną, ale zależało mu na wyjątkowej oprawie, niespodziankach i dopracowaniu każdego szczegółu.
Nasze działania:
🔹 Wsparcie w zaplanowaniu atrakcji na miejscu pobytu
🔹 Stworzenie kart graficznych z zadaniami i hasłami związanymi z ich historią
🔹 Pomoc w organizacji poszczególnych elementów niespodzianki (karty, momenty, harmonogram)
🔹 Koordynacja „zza kulis” – tak, by wszystko zagrało idealnie, a On mógł skupić się tylko na najważniejszym pytaniu
Efekt:
Zaręczyny przebiegły dokładnie tak, jak sobie to wymarzył – emocjonująco, z klasą i dopracowaną oprawą. A my po raz kolejny udowodniliśmy, że Wirtualna Asystentka może wspierać nie tylko biznes… ale też miłość 💗
🧾 Agencja pośrednictwa pracy – administracyjne wsparcie właściciela
Branża: HR / pośrednictwo pracy
Zakres wsparcia: rozliczenia godzinowe, fakturowanie
Pakiet: asystencki – mały
Wyzwanie klienta:
Właściciel agencji miał coraz mniej czasu na bieżące rozliczenia i administrację – obowiązki zaczęły go przytłaczać, a rozwój firmy spowalniał przez zadania operacyjne.
Nasze działania:
🔹 Rozliczanie godzin pracy pracowników tymczasowych
🔹 Regularne wystawianie faktur dla kontrahentów
🔹 Uporządkowanie i zautomatyzowanie procesu dokumentacji
🔹 Terminowe przekazywanie danych do księgowości
Efekt:
Właściciel odzyskał czas na rozwijanie współpracy z klientami i pozyskiwanie nowych kontraktów. Dzięki naszej pomocy procesy administracyjne przebiegają sprawnie, bez opóźnień i stresu.
💼 BetterWay – techniczne i administracyjne wsparcie marki edukacyjnej
Branża: edukacja zdrowotna, kursy i konferencje online
Zakres wsparcia: obsługa klientów, wsparcie techniczne, płatności, dokumentacja księgowa, tworzenie materiałów
Pakiet: elastyczna współpraca – działania asystenckie i techniczne, stała współpraca projektowa
Wyzwanie klienta:
BetterWay to dynamicznie rozwijająca się firma szkoleniowa, która potrzebowała partnera do codziennego wsparcia techniczno-organizacyjnego. Duża liczba uczestników szkoleń oraz rozbudowana oferta wymagały sprawnego zarządzania procesami i szybkiej reakcji na zgłoszenia klientów.
Nasze działania:
🔹 Tworzenie e-booka treningowego z opisami ćwiczeń
🔹 Obsługa techniczna kursantów i zawodników – pomoc przy logowaniu, dostępach do szkoleń i materiałów
🔹 Bieżąca obsługa płatności oraz wsparcie w razie problemów z opłatami
🔹 Zbieranie i przesyłanie dokumentów księgowych do biura rachunkowego
🔹 Przygotowywanie certyfikatów uczestnictwa po zakończonych konferencjach
🔹 Pomoc w bieżącej organizacji działań – również na poziomie operacyjnym i technicznym
Efekt:
Zespół BetterWay zyskał stabilne zaplecze organizacyjne i może w pełni skoncentrować się na prowadzeniu szkoleń, rozwoju produktów i relacjach z uczestnikami. Klienci marki mają zapewnioną szybką i profesjonalną obsługę, a wszystkie kwestie techniczne i administracyjne są realizowane terminowo i bez zbędnych komplikacji.
🏋️ Wsparcie trenera personalnego – od rozliczeń po montaż wideo
Branża: sport, trening personalny, media społecznościowe
Zakres wsparcia: administracja, rozliczenia, montaż wideo, social media, materiały dla zawodników
Pakiet: elastyczna współpraca – łączone działania asystenckie i marketingowe
Wyzwanie klienta:
Adam prowadzi treningi personalne i pracuje z zawodnikami indywidualnie. Przy dużej liczbie osób potrzebował kogoś, kto uporządkuje rozliczenia i przejmie zadania administracyjne, a jednocześnie pomoże mu zbudować widoczność w mediach społecznościowych.
Nasze działania:
🔹 Weryfikacja wpłat i prowadzenie pliku rozliczeń zawodników
🔹 Montaż filmów i shortów na YouTube
🔹 Przygotowywanie transkrypcji i napisów do filmów
🔹 Publikacja treści na YouTube i Facebooku
🔹 Tworzenie planów treningowych na podstawie dostarczonych materiałów
Efekt:
Adam może w pełni skupić się na pracy z zawodnikami i rozwoju kanałów social media, nie martwiąc się o kwestie techniczne i administracyjne. Jego materiały wideo są profesjonalnie zmontowane i dostępne z napisami, a rozliczenia z klientami są zawsze aktualne i pod kontrolą.
🌐 TwojeStrony – prosta strona dla lokalnej społeczności
Branża: inicjatywa lokalna / społeczność regionalna
Zakres wsparcia: budowa i opieka nad stroną internetową, wsparcie techniczne
Pakiet: jednorazowa budowa strony + stały mały pakiet miesięczny na opiekę
Wyzwanie klienta:
Marek chciał stworzyć prostą, ale funkcjonalną stronę internetową dla regionalnej społeczności ze Śląska. Zależało mu na tym, aby móc samodzielnie publikować treści, ale jednocześnie mieć pewność, że od strony technicznej wszystko działa jak należy.
Nasze działania:
🔹 Zaprojektowanie i wdrożenie strony internetowej
🔹 Szkolenie z obsługi WordPressa: dodawanie wpisów, edycja treści
🔹 Stała opieka techniczna i aktualizacje
🔹 Obsługa serwera, domeny i wsparcie w razie nagłych potrzeb
Efekt:
Strona funkcjonuje stabilnie, a Marek samodzielnie rozwija jej treść. W razie potrzeby kontaktuje się z nami – wiemy, co się dzieje „pod maską”, ponieważ cały system jest pod naszą opieką. Dzięki temu klient nie musi martwić się o kwestie techniczne i może skupić się na misji swojego projektu.
📊 Twórca internetowy – kompleksowe wsparcie analityka biznesowego online
Branża: business intelligence, wizualizacja danych, edukacja online
Zakres wsparcia: prowadzenie społeczności, publikacja treści, aktualizacje strony internetowej
Pakiet: stała współpraca łącząca pakiet asystencki i marketingowy
Wyzwanie klienta:
Analityk specjalizujący się w business intelligence i wizualizacji danych prowadzi aktywną działalność w sieci – buduje społeczność na Discordzie, LinkedInie oraz prowadzi bloga eksperckiego. Potrzebował stałego wsparcia przy prowadzeniu komunikacji, publikacjach oraz obsłudze technicznej swojej strony.
Nasze działania:
🔹Moderacja i opieka nad społecznością na Discordzie
🔹Regularne publikowanie postów i komentarzy na LinkedInie
🔹Dodawanie nowych artykułów na blogu i aktualizacja treści na stronie internetowej
🔹Aktualizacje techniczne strony i wprowadzanie nowych funkcjonalności na bloga
🔹Bieżąca opieka nad systematyczną komunikacją z jego odbiorcami
Efekt:
Klient zyskał regularną, spójną obecność w sieci i profesjonalnie zarządzaną społeczność, bez konieczności angażowania się w codzienne zadania operacyjne. Jego strona i blog są stale rozwijane i aktualizowane, a treści na LinkedIn i Discordzie wspierają budowę zaangażowanej grupy odbiorców.
🏭 Konsultant S&OP – elastyczne wsparcie w modelu „na żądanie”
Branża: doradztwo operacyjne, S&OP, optymalizacja procesów produkcyjnych
Zakres wsparcia: budowa strony internetowej, grafiki, korekta tekstów
Pakiet: doraźna współpraca – wykorzystanie pakietu godzinowego w elastycznym tempie
Wyzwanie klienta:
Konsultant, który na co dzień wspiera firmy produkcyjne we wdrażaniu procesów S&OP i optymalizacji zapasów, potrzebował od nas wsparcia w stworzeniu profesjonalnej strony internetowej, opracowaniu materiałów graficznych oraz redakcji tekstów do swoich ofert i prezentacji. Nie potrzebuje stałej obsługi — korzysta z naszego wsparcia wtedy, gdy pojawiają się konkretne zadania do wykonania.
Nasze działania:
🔹 Budowa strony internetowej prezentującej ofertę i doświadczenie klienta
🔹 Przygotowywanie grafik do materiałów prezentacyjnych i szkoleń
🔹 Redakcja i korekta tekstów na stronę oraz do ofert dla klientów
🔹 Stała gotowość do działania, gdy pojawiają się nowe potrzeby
Efekt:
Klient może elastycznie wykorzystywać nasze wsparcie w momentach, gdy potrzebuje dodatkowych zasobów. Nie musi planować stałych miesięcznych pakietów, bo godziny wykorzystuje wtedy, gdy pojawia się realne zapotrzebowanie — ma stałe, zaufane zaplecze dostępne dokładnie wtedy, kiedy tego wymaga sytuacja biznesowa.
☎️ Bawidło.pl – profesjonalna obsługa telefoniczna bez zatrudniania recepcji
Branża: sprzedaż / usługi B2C
Zakres wsparcia: pełna obsługa telefoniczna klientów
Pakiet: Customer Service czy marketing? – mały lub średni, w zależności od natężenia połączeń
Wyzwanie klienta:
Właściciel firmy otrzymywał wiele telefonów od klientów, ale nie miał czasu ich odbierać i obsługiwać. Potrzebował rozwiązania, które przejmie cały kontakt telefoniczny – bez konieczności zatrudniania pracownika i wdrażania skomplikowanej infrastruktury.
Nasze działania:
🔹 Uruchomienie zdalnej centrali telefonicznej z wybranym numerem kierunkowym
🔹 Obsługa połączeń od poniedziałku do piątku
🔹 Udzielanie odpowiedzi na najczęstsze pytania klientów
🔹 Przesyłanie zapytań e-mailowo w razie potrzeby
🔹 Przekierowywanie trudniejszych spraw bezpośrednio do właściciela
Efekt:
Firma zyskała profesjonalny punkt kontaktu telefonicznego bez konieczności inwestowania w dodatkowy personel. Obsługa klientów stała się płynna i sprawna, a właściciel zyskał spokój i czas na prowadzenie biznesu – bez nieodebranych połączeń i chaosu.
📰 Alterbusiness.info – kompleksowe wsparcie wydawnictwa branżowego
Branża: wydawnictwo, sprzedaż bezpośrednia
Zakres wsparcia: skład DTP, redakcja tekstów, identyfikacja wizualna, content marketing
Pakiet: indywidualna wycena składu + najwyższy pakiet marketingowy
Wyzwanie klienta:
Wydawnictwo potrzebowało partnera, który przejmie kompleksową opiekę nad przygotowaniem drukowanego kwartalnika – zarówno od strony składu i grafiki, jak i treści. Celem było odświeżenie wizualne magazynu i zwiększenie profesjonalizmu publikacji.
Nasze działania:
🔹 Profesjonalny skład i modernizacja layoutu czasopisma
🔹 Redakcja i korekta przesłanych tekstów
🔹 Tworzenie autorskich artykułów do druku i na stronę internetową
🔹 Wsparcie marketingowe i komunikacyjne wokół każdego nowego numeru
Efekt:
Czasopismo zyskało nowoczesny, spójny wygląd i wyższy standard edytorski. Regularna współpraca pozwoliła zespołowi Alterbusiness skupić się na tworzeniu wartości dla branży, podczas gdy my dbaliśmy o to, by każdy numer był dopracowany od A do Z.
🏨 Hida.pl – prestiżowa strona internetowa dla branży hotelarskiej
Branża: hospitality – hotele, condo hotele, apartamenty
Zakres wsparcia: projekt i wdrożenie strony internetowej, redakcja treści, bieżąca opieka techniczna
Pakiet: jednorazowe wdrożenie + stały mały pakiet obsługi strony
Wyzwanie klienta:
Firma z sektora hotelarskiego szukała partnera, który stworzy dla niej nowoczesną i elegancką stronę internetową, oddającą charakter marki premium. Zespół klienta posiadał własne zasoby do bieżącej obsługi treści, ale potrzebował eksperckiego wsparcia w zakresie projektowania, technikaliów i dalszego rozwoju witryny.
Nasze działania:
🔹 Zaprojektowanie i wdrożenie prestiżowej strony zgodnej z oczekiwaniami marki premium
🔹 Redakcja i dostosowanie treści zgodnie z zasadami UX i SEO
🔹 Szkolenie zespołu klienta z samodzielnej edycji strony
🔹 Bieżąca opieka techniczna, dodawanie nowych podstron i rozwiązywanie zgłoszeń
Efekt:
Klient otrzymał stronę, która w pełni odzwierciedla klasę marki i jest intuicyjna w obsłudze. Zespół może samodzielnie zarządzać treściami, a my zapewniamy stałe zaplecze techniczne i rozwój serwisu – dokładnie wtedy, gdy tego potrzebują.
🌍 Elastyczne wsparcie eksperckie dla klienta indywidualnego
Branża: klient indywidualny / projekty specjalne i międzynarodowe
Zakres wsparcia: dokumentacja dla ZUS, tłumaczenia, tworzenie opinii, research narzędzi IT
Pakiet: indywidualna wycena – zadania projektowe na różnych etapach współpracy
Wyzwanie klienta:
Klient zgłosił się po wsparcie w bardzo różnorodnych obszarach: od formalności urzędowych, przez wsparcie językowe, aż po przygotowywanie analiz i researchu narzędzi IT wspierających organizację pracy.
Nasze działania:
🔹 Przygotowanie dokumentów i wniosku do ZUS-u w sprawie układu ratalnego
🔹 Napisanie opinii dla firmy partnerskiej, z którą współpracował
🔹 Tłumaczenie strony na język hiszpański
🔹 Tłumaczenie cyklu wykładów o traumie i PTSD z języka polskiego na angielski
🔹 Research i analiza narzędzi IT wspierających zarządzanie zadaniami i produktywnością
Efekt:
Klient otrzymał wsparcie szyte na miarę, dostosowane do bardzo zróżnicowanych potrzeb – zarówno administracyjnych, językowych, jak i biznesowo-organizacyjnych. Każde kolejne zadanie realizowaliśmy terminowo, rzetelnie i z pełnym dopasowaniem do bieżących wyzwań.
🏡 Bale i Detale – wieloletnia współpraca w rozwoju marki online
Branża: budownictwo, doradztwo przy budowie domów z bali
Zakres wsparcia: strona www, obsługa YouTube, newsletter, procesy administracyjne
Pakiet: stała, długoterminowa współpraca łącząca pakiet asystencki, marketingowy i techniczny
Wyzwanie klienta:
Firma specjalizująca się w doradztwie przy budowie domów z bali szukała partnera, który zadba o jej obecność online, uporządkuje procesy administracyjne i techniczne oraz pomoże w budowaniu widoczności marki w sieci.
Nasze działania:
🔹 Budowa i stała opieka nad stroną internetową
🔹 Bieżące wsparcie techniczne, naprawy i aktualizacje strony
🔹 Uporządkowanie procesów administracyjnych
🔹 Wsparcie w prowadzeniu kanału YouTube: publikacja filmów, przygotowanie miniaturek
🔹 Tworzenie i publikacja postów na media społecznościowe
🔹 Przygotowywanie i wysyłka newslettera
Efekt:
Od wielu lat zapewniamy klientowi kompleksową obsługę — od warstwy technicznej, przez marketing, po administrację. Marka BaleiDetale.pl stale rozwija swoją obecność online, budując zaufanie klientów i profesjonalny wizerunek w swojej niszy, a zespół nie musi martwić się o kwestie operacyjne — wszystko jest na bieżąco obsługiwane przez nas.