Masz w głowie sporo ciekawych pomysłów, jednak ciągle nie możesz zabrać się za ich realizację? Może nawet zapisał_ś na liście zadań plany rozwoju nowych produktów czy usług, ale wciąż pojawia się coś ważniejszego do zrobienia. Mamy dla Ciebie dobrą i złą wiadomość: dobra jest taka, że można to prosto zmienić! Pokażemy Ci, jak zabrać się za wszystkie odkładane na później plany w najprostszy możliwy sposób, bez skomplikowanego zarządzania projektami, rozbudowanych CRM-ów i innych narzędzi.
A zła wiadomość? Mimo wszystko będzie to wymagało wysiłku z Twojej strony – jednak spokojnie, nie będzie on ponad Twoje siły.
Zapomnij o systemach i aplikacjach – zacznij od działania
Na początek najważniejsze jest, aby podjąć działanie i zrobić to skutecznie na tyle, by zobaczyć realne efekty. Zanim utkniesz więc na kilka tygodni w poszukiwaniu narzędzia do zarządzania projektami, które spełni wszystkie Twoje wymagania, zacznij od tego, co możesz zmienić już teraz. Inaczej Twoje projekty prawdopodobnie na zawsze pozostaną w strefie „kiedyś”, a wszyscy wiemy, że w praktyce oznacza to… „nigdy”.
Całkiem niedawno przeprowadziłyśmy ankietę wśród naszych klientów-przedsiębiorców. Jedno z pytań brzmiało:
„Co ciągle odkładasz na później w swoim biznesie”.
Odpowiedzi, które uzyskałyśmy, można było zamknąć w zasadzie w dwóch słowach: „nowe projekty”.
Jakie niezrealizowane zadania kryją się pod tym hasłem?
- „Chciałbym napisać książkę dla dzieci”
- „Chciałabym przygotować kurs jogi online”
- „Chciałabym zacząć prowadzić Instagram dla mojej firmy”
- „Chciałbym zbudować nową stronę internetową”
- „Chciałabym zacząć pozyskiwać osoby do newslettera”.
Tego „chcenia” jest nieskończenie wiele i niestety większość z tych ciekawych pomysłów pozostaje tylko pomysłami. Często jesteśmy tak zajęci bieżącymi zadaniami czy działaniami dla klientów, że zapominamy o rozwoju własnej firmy. Nie realizujemy nowych projektów, które pozwoliłyby nam być może więcej zarabiać, wejść na inne rynki czy udoskonalić usługi.
Co zabija Twoje rezultaty?
Wiesz jaka jest najczęstsza wymówka, która trzyma Cię z dala od realizacji Twoich planów? Stara niczym najstarszy zawód świata…
.
.
.
„Nie mam na to czasu”
Bardzo łatwo przychodzi nam się nią wysługiwać, bo przecież nikt nie odważy się podważyć Twojego brak czasu, przecież ciągle jesteś zajęta_y. Prawda jednak jest dość niewygodna… Jeśli nie masz na coś czasu – oznacza to, że nie traktujesz tego jako swój priorytet. Jeśli chcesz coś naprawdę osiągnąć, przeszkoda typu „nie mam czasu” po prostu nie istnieje. Podobnie jak w związku. Kiedy osoba partnerska mówi Ci, że od tygodnia się nie odzywa, bo „nie miał_a czasu”, Ty już wiesz, że to paskudna wymówka!
Teraz popatrz na siebie, jak stoisz twarzą w twarz przed swoim projektem i mówisz mu, że nie miałeś czasu od kilku tygodni czy miesięcy się nim zająć. Pewnie wypowiadając te słowa rumienisz się i lekko wstydzisz, bo oboje wiecie, jaka jest prawda.
Być może czujesz teraz wewnętrzny opór, bo przecież jako przedsiębiorca naprawdę nie masz czasu. Pewnie masz wiele na głowie, trzeba zadbać o klientów, żeby zarobić, jeśli tego nie zrobisz – nie zapłacą faktur, jak nie zapłacą – nie otrzymasz wynagrodzenia albo, co gorsza, nie zapłacisz pracownikom czy urzędowi skarbowemu. Do tego być może masz rodzinę, która także wymaga uwagi.
Jeśli jesteś swoim własnym szefem, sprawa przedstawia się jeszcze gorzej, bo przed nikim nie odpowiadasz. Sam rozliczasz się z wykonanych zadań, nikt cię nie ukarze, nikt nie da Ci reprymendy czy nie zagrozi zwolnieniem.
Jeśli jednak nie realizujesz swoich projektów, karzesz siebie kilkukrotnie bardziej niż zrobiły to najgorszy szef na świecie. Bez względu na to, jakim biznesem zarządzasz, czy jesteś kosmetyczką, prowadzisz kawiarnię, masz sklep online czy jesteś freelancerem, to jeśli nie rozwijasz swojej firmy, ona prędzej czy później zacznie się kurczyć, a Ciebie czeka (o ile już tak nie jest) ogromny stres i problemy finansowe, kłótnie z partnerem, zwolnienia. Cała długa lista przykrych konsekwencji.
Dlaczego tak naprawdę nie realizujemy swoich planów?
Powód, dla którego nie osiągasz swoich celów, jest bardzo prosty. Nie wiesz co robić. Wiesz jaki rezultat chcesz osiągnąć (książka, mailing, social media), ale nie masz pojęcia, gdzie postawić pierwszy krok.
Dlatego w pierwszej kolejności należy uporządkować bałagan. Zanim jednak znajdziesz właściwe rozwiązania, zacznij zadawać właściwe pytania. Bo jeśli nie ma właściwych pytań, w Twoim umyśle robi się bałagan, który potęguje stres, a ten sprawia, że czasami godzinami możesz siedzieć, gapiąc się w ekran komputera i udawać, że pracujesz. Lista zadań się nawarstwia, masz coraz więcej zaległych tasków. Dziesiątki rzeczy czekają do zrobienia dla klientów, musisz jeszcze ogarnąć sprawy prywatne i rodzinne, a tak naprawdę nic nie jesteś w stanie zrobić, Twój umysł jest niczym puste pudełko. Znasz to uczucie?
Więc jak do tego wszystkiego masz jeszcze zająć się jakimś nowym projektem?!
Tylko 2 kroki, by zacząć realizować dowolny projekt
Krok 1. Zrób porządek w swoim projekcie
Na początek skupmy się na projekcie, a w dalszej części powiemy Ci, jak zintegrować jego realizację z codziennymi obowiązkami.
Poniżej znajdziesz listę pytań, które powin_ś sobie zadać odnośnie swojego zadania. Kiedy porządnie na nie odpowiesz, zrobisz porządek w głowie i łatwiej przystąpisz do kolejnego kroku.
- Co takiego chcesz osiągnąć? Opisz swój projekt.
- Jakie korzyści niesie za sobą jego zrealizowanie?
- Jaki przeszkody mogą na Ciebie czekać po drodze?
- Jakie umiejętności, wiedzę musisz mieć, aby zrealizować ten cel?
- Czy potrzebujesz kogoś jeszcze do realizacji – kogoś musisz poznać, zrekrutować?
- Do kiedy projekt powinien lub musi być ukończony?
Pokażemy Ci to na przykładzie projektu nowej strony internetowej. Oczywiście odpowiedzi można znacznie bardziej rozbudować – chcemy tylko naprowadzić Cię na odpowiedni tor.
1. Co takiego chcesz osiągnąć? Opisz swój projekt.
Potrzebuję nowej strony internetowej dla firmy. Obecna jest przestarzała i nie zawiera wszystkich informacji, które chciałbym mieć, a moje usługi znacznie się rozwinęły. Strona ma być nowoczesna, ma mieć wersję mobilną, chcę samodzielnie dodawać na niej artykuły i koniecznie musi mieć sklep internetowy, bo chciałbym sprzedawać swoje produkty.
(jeśli na ten moment nie wiesz nic więcej, nie znasz żadnych szczegółów, jakie na tej stronie mają być zawarte – to jest ok; jeśli masz bardziej szczegółową wizję – zapisz ją).
2. Jakie korzyści niesie za sobą jego zrealizowanie?
Będę mógł dotrzeć do nowej grupy docelowej, puszczać reklamy w sieci, organizować kampanie sprzedażowe online, sprzedawać swoje produkty bezpośrednio, a nie przez portale typu Allegro.
3. Jaki przeszkody mogą na Ciebie czekać po drodze?
Nie znam się na budowaniu stron, ktoś może mnie oszukać, bo nie wiem, ile to powinno kosztować, nie mam też umiejętności technicznych. Jest sporo regulacji o sprzedaży online, a ja na ten moment nie mam o tym pojęcia, więc może narażę się na jakieś kary.
4. Jakie umiejętności, wiedzę musisz mieć, aby zrealizować ten cel?
Jak przygotować się do budowy strony internetowej, nie chcę wiedzieć technicznie, nie mam zamiaru specjalizować się w budowaniu stron, ale muszę dowiedzieć się, co powinienem wiedzieć czy co przygotować dla osoby, która ją będzie stawiać. Powinienem dowiedzieć się czegoś o RODO, jeśli będę gromadzić dane osobowe.
5. Czy potrzebujesz kogoś jeszcze do realizacji – kogoś musisz poznać, zrekrutować?
Skoro nie mam zamiaru uczyć się, jak budować strony www, to muszę znaleźć firmę/osobę, która ją zrobi. Potrzebuję porozmawiać też z księgową na temat rozliczeń, skoro będę prowadzić sklep online. Może będę musiał zatrudnić osobę do obsługi strony i sklepu.
6. Do kiedy projekt powinien lub musi być ukończony?
Daję sobie 4 miesiące na realizację – [tego dnia] strona powinna być uruchomiona dla użytkowników.
Podejdź do tego bez pośpiechu. Wypisz to, co przychodzi Ci do głowy. Nie musi być perfekcyjnie, ważne, że zaczynasz posuwać swój projekt do przodu.
Dzięki odpowiedziom na te pytania bałagan zacznie się sprzątać, a obraz tego, co masz zrobić – klarować. Bez tego trudno będzie Ci zacząć. Pamiętaj, najpierw porządkujemy, później budujemy.
Kiedy wiesz, co masz robić i gdzie idziesz, wszystko będzie Ci sprzyjać. Kiedy posprzątasz w swojej głowie, zaczniesz dostrzegać, gdzie możesz postawić kolejne kroki.
Krok 2. Zbuduj drabinę do realizacji projektu
Ten etap najlepiej rozpisywać na komputerze czy w telefonie, ponieważ będziesz wielokrotnie przesuwać i rozbudowywać kolejne zadania.
Najważniejsze! Wybierasz jeden projekt. Jeśli Cię kusi i myślisz, że możesz zrobić kilka jednocześnie, to najpewniej spotkamy się przy tym artykule ponownie, ponieważ wrócisz sprawdzić, co poszło nie tak 😉
Teraz zrobimy coś dziwnego. Zaczniemy rozpisywać Twoją drabinę od góry, ale wchodzić na nią będziesz w tradycyjny sposób – od dołu.
Wyobraź sobie drabinę.
Na samej górze – najwyższym szczeblu – napisz nazwę projektu.
Dla przykładu wracamy do naszego projektu strony internetowej.
Po tym zadaj sobie pytanie:
Co muszę zrobić, żeby ten projekt zrealizować?
Na kolejnych szczeblach drabiny, od najwyższego do najniższego, rozpisuj, co takiego musisz zrobić, aby ten projekt został zrealizowany. Będziesz przechodzić w ten sposób od ogółu do szczegółu. Wypisz wszystko, co na ten moment przychodzi Ci do głowy – nie zajmuj się chronologią, po prostu pisz.
Przykład:
- Muszę znaleźć firmę, która buduje strony www
- Żeby to zrobić, w pierwszej kolejności powinienem poczytać coś w sieci na temat budowania stron internetowych
- Może zanim zacznę czytać, powinienem sprawdzić, co takiego moi konkurenci mają na swoich stronach
- Powinienem przygotować treści na stronę, a później znaleźć kogoś, kto pomoże mi je zredagować; może firma, która buduje strony, również to robi
- Powinienem przygotować zdjęcia i opisy produktów do sklepu albo znaleźć kogoś, kto to zrobi
- Nie wiem od czego zacząć, więc może powinienem umówić się na konsultację z firmą, która buduje strony…
- …..
- …..
- Co jeszcze?
- Co jeszcze?
- Co jeszcze?
Następnie spośród wszystkich wypisanych zadań wybierz jedno, które Twoim zdaniem powinno zostać zrobione w pierwszej kolejności i przesuń je na sam dół drabiny.
Z kolejnymi postępuj tak samo, umieszczając je na kolejnych stopniach od dołu do góry.
Nie musisz od razu odpowiednio rozmieścić wszystkich. Ważne, abyś zawsze miał_ zaplanowany jeden kolejny krok. Możesz wracać do drabiny, dodawać lub usuwać z niej zadania.
Duże zadania zawsze powinny być rozbijane na jak najmniejsze kroczki.
Jeśli chcesz poczytać w sieci o tym jak zabrać się za projekt strony internetowej, to podziel to zadanie na przykład tak:
- zrób research artykułów, filmów na ten temat i zapisz linki
- zobacz film 1
- przeczytaj artykuł 1
- itd.
Szczeble w drabinie nie mogą być za daleko od siebie, bo po prostu ich nie dosięgniesz! Jeśli zadanie będzie zbyt skomplikowane, podświadomie zaczniesz odpuszczać jego realizację i będziesz zajmować się wszystkim innym, tylko nie tym, co trzeba, a Twój projekt nadal będzie leżał w szufladzie.
Wypisałem zadania do realizacji projektu – i co dalej?
Teraz musimy pogodzić Twoje codzienne obowiązki z realizacją nowego projektu. W zależności od Twojego stylu pracy oraz charakteru, możesz to zrobić na dwa sposoby.
Sposób 1: Wdrożenie realizacji projektu w codzienne zadania
Przeznacz odpowiednią ilość czasu na codzienne obowiązki i projekt np.:
- 15 minut na pracę dla klienta
- 15 minut na pracę nad projektem
- 15 min na bieżące zadania
- Przerwa
Ważne! Kiedy kończysz 15 minut przeznaczone na to, co aktualnie robisz, przerywasz to, nawet jeśli jesteś w połowie zdania. Wrócisz do tego w kolejnych 15 minutach przeznaczonych na daną dziedzinę.
Może to być dowolny odcinek czasu, np. 10 min na projekt, a 20 na klientów. Próbuj różnych konfiguracji, aż znajdziesz rozwiązanie odpowiednie dla siebie. Pracuj z minutnikiem, jeśli tak Ci wygodniej. Ważne, aby Twój projekt nie tkwił w miejscu. Trzymaj się ściśle czasu, który przeznaczyłeś na działania.
Ja osobiście pracuję właśnie w ten sposób, jestem osobą, która łatwo się dekoncentruje i krótkie odcinki czasowe są dla mnie dobrą formą pracy.
Sposób 2: Blok czasowy w tygodniu
Wybierz sobie jeden albo dwa dni w tygodniu, w których przeznaczysz konkretną ilość czasu na realizację projektu. Może to być 30 minut, może to być godzina. Niech to będzie Twoja randka z projektem, spotkanie, które jest zaplanowane w kalendarzu i którego nie możesz przesunąć.
Jeśli potrzebujesz zaplanować jakiekolwiek inne działania, klient proponuje Ci spotkanie właśnie w tym terminie, to nie możesz na to pozwolić – za wyjątkiem naprawdę kryzysowych sytuacji.
Kiedy wybierzesz termin na realizację projektu, to ma to być niczym egzamin na studiach, po prostu nie możesz go przesunąć.
Którykolwiek ze sposobów wybierzesz, pamiętaj, aby realizować pierwszy krok z drabiny. Nie rozpraszaj się pozostałymi, a kiedy już skończysz krok 1 – zaplanuj krok 2 i po kolei je realizuj. Nie kończ pracy nad projektem, dopóki Twój kolejny krok nie będzie zaplanowany.
Kilka tipów na koniec
- Pamiętaj, aby zawsze mieć zaplanowany kolejny krok w drabinie. Nie musi ich być 10, chodzi o jeden kolejny, który musisz wykonać, żeby posunąć się do przodu. Kiedy schodzisz po długich schodach, również nie widzisz wszystkich stopni, ale wiesz, gdzie postawić stopę w kolejnym ruchu. Tutaj jest tak samo, poruszaj się naprzód.
- Jeśli jedna drabina nie działa, tworzysz kolejną, zmieniasz kolejność, dodajesz działania. Nie zmieniaj celu, tylko sposób jego osiągnięcia. Jeśli drzwi do Twojego mieszkania się zepsuły i nie możesz wejść do środka, to co robisz? Kupujesz nowe mieszkanie, a to porzucasz, czy próbujesz się tam dostać tak czy inaczej? Wchodzisz przez okno, dzwonisz do ślusarza, próbujesz wyważyć drzwi. Cokolwiek, ale robisz coś, żeby i tak znaleźć się w środku.
- Bądź cierpliwa_y. Możesz być niecierpliwa_y co do małych kroków w Twojej drabinie, ale cierpliwa_y do dużych celów. Nic nie wydarzy się od razu, jednak satysfakcja, którą poczujesz widząc, że Twój projekt nie tkwi już miejscu, jest ogromna. Pomyśl, ile czasu minęło, od kiedy pierwszy raz pomyślał_ś o swoim projekcie. Miesiąc? Kilka miesięcy? A może już rok…
Często nie doceniamy wartości małych kroków, które tak naprawdę mogę całkowicie zmienić naszą rzeczywistość.
Czy istnieją inne sposoby na realizację projektów? Owszem.
Czy są takie projekty, do których przydadzą się zaawansowane narzędzia? Oczywiście, że tak.
Omówimy je w kolejnych artykułach. Najważniejsze na ten moment jest to, żeby zacząć. Powodzenia!
